テレビ会議をTeamsで行う方法を解説！画面分割や画面共有、背景の変更方法も紹介

新型コロナウイルスの影響や、働き方改革の促進などにより、リモートワークは、今後ますます広がると予想されます。

そこで今回はテレビ会議に活用できるMicrosoft Teams　についてご紹介します。

■テレビ会議にも使えるMicrosoft Teamsとは

Microsoft Teams（マイクロソフト・チームズ）について、その概要と無料版と有料版の違い、Teamsでビデオ会議を行うための準備について解説します。

・Teamsはコラボレーションプラットフォーム

Microsoft Teams（マイクロソフト・チームズ）は、Microsoft 365の一部として提供されているコラボレーションプラットフォームです。

インスタントメッセージのやり取りや音声通話・ビデオ通話ができるほか、クライアントアプリを使いテレビ会議を開催することもできます。

対応OSは、WindowsやmacOS、Linux、iOS、Androidと幅広く、最新のOSが入っているパソコンやスマホなら、専用のアプリをインストールすれば使用可能です。

・Teamsの無料版でできること

Teamsの無料版では、以下のことができます。

・オンラインの音声/ビデオ通話
・画面共有
・背景をカスタマイズ
・あらかじめスケジュールを設定した会議
・チャットでのファイル添付サイズ上限2GB
・チームやチャネル内でのファイル共有

無料版でも、テレビ会議に参加して通常の文書ファイルや写真・画像ファイルをやり取りするだけなら、十分に使えます。

有料版のプランは、1ユーザー1ヵ月540円・1,360円・2,170円（いずれも税抜き）の3つです。

有料版でサポートされる機能は、「会議のレコーディングができる」「最大250人の会議が開催できる」「添付ファイルサイズの上限が1TBになる」などです。

・Teamsでビデオ会議を行うための前準備

Microsoft Teamsでビデオ会議を行うためには、自分の使っているパソコンやスマホに合ったアプリをダウンロード・インストールする必要があります。

以下のMicrosoft TeamsダウンロードURLから必要なアプリを選んでインストールしましょう。

【Microsoft TeamsダウンロードURL】
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/download-app

インストールを進めると、アカウントも作成できるため、使用するメールアドレスと、ログインパスワードを登録してください。インストールが完了したら、自分自身のチームが作成されます。

Teamsのメイン画面左にあるメニューで、ユーザーの追加やチャネルの追加が可能です。

会議は、チャネル単位で行うこととなります。

■テレビ会議をTeamsで行う方法

テレビ会議をTeamsで行う方法について、一般的な流れとともに解説します。

・会議を開催する

会議を開催するには、まずチームやチャネルを選択します。

画面左側の「チーム」アイコンをクリックすると、チームとチャネルのツリーが表示されるので、会議を開催したいチームまたはチャネルを選びましょう。

会議を開催する方法は2つです。

今すぐに会議を開催したい場合は、Teams画面左側にある「会議」アイコンをクリックして「今すぐ会議」ボタンをクリックします。

会議のスケジュールを組んで連絡する場合は「会議をスケジュールする」ボタンをクリックし、日時と招待するユーザーを選んでください。

・会議に参加する

会議に参加するには、主に以下の方法があります。

・リンクで参加
・予定表（「会議」アイコン）から参加
・チャネルで参加
・チャットから参加

会議への参加は、基本的にリンクで提供されます。

そのリンクをクリックするだけで、ユーザーは会議に参加可能です。

・Teams のアカウントなしで会議に参加する

実は、Teamsのアプリをインストールせず、アカウントもなしでWebから会議に参加することも可能です。

利用できるWebブラウザは、Microsoft Edge または Google Chromeのみとなります。

会議の開催者から「会議出席依頼」の連絡メールを受け取ったら、以下の操作をしてください。

1. ホストから「会議出席依頼」の連絡メール内の「Microsoft Teams 会議に参加」を選択
2. 「代わりに Web 上で参加]を選択
3. 名前を入力してオーディオおよびビデオ設定を選択
4. 「今すぐ参加」を選択
5. 会議に参加しているユーザーから入室を許可してもらうまで待機

・モバイルから会議に参加する

モバイルから会議に参加するには、専用アプリのダウンロードが必要です。

ただし、アカウントは作成しなくても、会議の開催者から「会議出席依頼」メールが来ることで、会議に参加できます。参加する方法や流れは、パソコンからと大体同じです。

■テレビ会議で知っておきたいTeamsの操作方法

テレビ会議を行うときに使うと便利な機能が、画面分割と画面の共有です。

いずれも簡単な操作なので覚えておきましょう。

・画面分割

テレビ会議の参加者画面は、9人まで表示されます。

この画面分割は自動で行われるため、特に操作する必要はありません。

分割したいチャット画面をダブルクリックすることで、チャット画面と会議画面を分割することもできます。

「会議をしながらチャットもしたい」という場合は、この方法でマルチウィンドウ化すると便利です。

・画面の共有

資料を説明する際など、会議の参加者全員に自分の画面を見せたい場合は、画面の共有機能を使うと便利です。

会議画面のメニューバーの中ほどに「共有」アイコンがあるのでクリックしましょう。

すると、画面下部に、デスクトップまたは、現在起動している画面のどれかを選ぶと、その画面を共有できます。

画面の共有ができるのは、参加者のうち1人だけです。

画面の共有を止める場合は、画面右下に表示されている「共有を停止」を選択します。

■Microsoft Teamsでテレビ会議を始めよう

Microsoft Teamsの無料版でも、テレビ会議を簡単に始めることができます。

アカウントを取得しなくてもゲストで会議に参加できるため、「社外のユーザーを招待してテレビ会議を始める」という使い方も可能です。

まずは、Microsoft Teamsを使って会議を開催するところから始めてはいかがでしょうか。

【YouTube動画解説】

YouTube動画でも解説をしておりますので、是非参考にしてみてください。