テレビ会議システムへはどう接続する？いまさら聞けない基本を確認

新型コロナウイルス騒動の影響で、テレビ会議を利用する機会が増えてきました。

プライベートでも「オンライン飲み会」を楽しむ人が増え、テレビ会議に興味を持った人もいるのではないでしょうか。

今回は、テレビ会議とは何か、テレビ会議を始めるにあたって必要なものや、会議への接続方法について解説します。

■テレビ会議とは

テレワークやリモートワークで活用されているテレビ会議とは、正確にはWebを利用した会議システムのことです。

テレビ会議は、パソコンやスマホを介して、ZoomやSkypeなどのWeb会議サービスに接続します。

複数人で画像・音声を使ったビデオ通話をすることで、対面の会議に近い形で話し合うことが可能です。

会議の資料は電子データでやり取りするほか、画面に資料を表示して、そのまま画面を共有することもできます。

■テレビ会議に必要なもの

テレビ会議を利用するのに必要なものは以下の通りです。

【ハードウェア】

・パソコンまたはスマホ
・Webカメラ
・マイク
・スピーカー

多くのノートパソコンには、Webカメラやマイク・スピーカーが内蔵されているため、そのままでテレビ会議システムを利用可能です。

ただ、Webカメラやマイクは、パソコンの種類によっては内蔵していない場合もあるため、別途購入する必要があります。

また、多くのテレビ会議システムは、スマホ用のアプリを用意しているため、スマホ一つあれば、テレビ会議システムへの参加も可能です。

【ネットワーク】

・インターネット接続環境

テレビ会議システムに接続するには、インターネット接続環境が必要です。

ビデオ画像や、パソコン表示画面のデータ量は多いため、できるかぎり通信速度の速いインターネット環境が求められます。

また、外出先でテレビ会議システムにつなぐためには、Wi-Fi接続の可能なモバイルルータが必要です。

【ソフトウェア】

・テレビ会議システム（Zoom、Skypeなど）

テレビ会議システム機能を持つプログラムやアプリを自分のパソコンやスマホにインストールすることで、テレビ会議システム参加への準備は完了です。

わざわざソフトウェアをインストールしなくても、Webサービスとして提供されていれば、Webブラウザを使ってテレビ会議システムに参加することもできます。

会議の相手先と同じテレビ会議システムを使わなければいけないため、どのシステムを使うかについては、必ず事前に確認しましょう。

■テレビ会議への接続方法

それでは、テレビ会議への接続方法について見ていきましょう。

利用者が多い傾向のZoomとSkypeの使い方に触れつつ、順番に説明します。

１．指定された会議システムにアクセスする

「どのテレビ会議システムを使うのか」について、テレビ会議の開催者から教えてもらいましょう。

ZoomやSkypeは公式サイトがあるため、まずはパソコンにアプリをインストールします。

【Zoom】
https://zoom.us/download#client_4meeting

【Skype】
https://www.skype.com/ja/get-skype/

アプリをインストールしたら、アプリ上からアカウントを新規作成しましょう。

または、公式サイトでアカウントを作成することも可能です。

Webからアカウントを作成する場合は、以下のページにアクセスします。

【Zoom】
https://zoom.us/signup

【Skype】
https://go.skype.com/signup?client_id=578134&redirect_uri=https%3A%2F%2Fweb.skype.com&source=scomnav

アカウントを作成したら、アプリからサインインしましょう。ここまでで、テレビ会議に接続する準備はできました。

２．ホストから指定されたミーティングIDを入力する

ログインしたら、会議を開催するホストより、会議に入るための情報を取得して、そこからWeb会議室に入室します。

・Zoomの場合
会議を主催する側から招待メールが送られてくるのが一般的です。

メール内のリンクをクリックすることで会議に参加できます。ホストに招待してもらうためには、アカウントIDまたはアカウント登録時に利用したメールアドレスを伝えてください。

すると、ホストから接続に必要な情報が送られてきます。

※ゲストとして参加するだけであれば、アカウントの作成は必要ありません。ただし、昨日をフルにっ活用するのであれば作っておいた方が便利です。

・Skypeの場合

会議参加の前に、自分のアカウントIDを連絡して、ホストと連絡先でつながるようにしてください。

ホストから連携された会議へのリンクをクリックするだけで、会議へ参加することができます。

■テレビ会議への参加は簡単

一度も使ったことがないと、難しく考えてしまいがちなテレビ会議。

しかし、実際に利用してみると、とても簡単にWeb会議ができることが分かるでしょう。

慣れないうちは、気心の知れた友人と試しに使ってみて、いろいろな機能を試してから本番に臨むのもおすすめです。

オンライン飲み会にも参加できて、意外にハマってしまうかもしれませんね。