テレビ会議利用時の注意点とスムーズに会議を進めるためのポイント

いつでもどこでもパソコン・スマホとインターネット接続環境さえあればできるテレビ会議。

とても便利ですが、スムーズに会議を進行するためにはいくつか注意したいポイントがあります。

今回は、スムーズにテレビ会議を進めるためのエッセンスをまとめました。

■テレビ会議の仕組みとメリット

テレビ会議とは、「どういう仕組みになっているのか」「そのメリットはどこにあるのか」について簡単に確認しておきましょう。

・テレビ会議の仕組みと利用するための環境

テレビ会議システムは、Webを利用して会議室にアクセスし、いつでもどこでもオンラインで会議が開催できる仕組みです。

Webカメラとマイクが内蔵されているノートパソコンまたはスマホと、インターネット接続環境があれば、テレビ会議に参加するための環境は整っています。

テレビ会議システムのタイプは、「アプリをインストールする」「Webブラウザから接続できる」という2つです。

大抵は、アプリをインストールするほうが機能的に充実しているため、可能なら専用アプリをインストールしておきましょう。

・テレビ会議のメリット

テレビ会議のメリットは、どこにいても対面に近い状態で会議が開催できる点です。

自宅にいながらにして会議に参加できるため、天災などさまざまな事情で会社に出勤できなくても、テレワークなどを活用して仕事を進めることができます。

会議に使う資料は、会議参加者へ送付し、会議の際には資料を開いた画面を共有することも可能です。

また、テレビ会議システムによっては、会議を録画しておくことにより、後から発言内容を見返したり、欠席者に確認してもらったりする使い方もできます。

■テレビ会議利用時の注意点

メリットの大きいテレビ会議ですが、利用には注意点もあります。主なものを3点紹介します。

・話し方は普通の声量で十分

テレビ会議でヘッドセットを付けていると、声が大きくなってしまう人がいます。

自宅ならまだいいのですが、職場の自席で会議をする際は、周囲に迷惑とならないよう注意しましょう。

・発言時以外は音声をOFFに

テレビ会議では、メインで話すとき以外はマイクをミュートして、雑音が入らないように注意しましょう。

雑音があると、発言者の声が聞き取りづらくなります。

・事前に配布する資料の準備を忘れず

会議の際配布する資料は、可能な限り事前に作成して配布しておきたいものです。

会議直前で大きなサイズのファイルを配布すると、ダウンロードに時間がかかり、その分会議の時間が無駄になります。

■テレビ会議をスムーズに進めるためのポイント

有意義なテレビ会議にするためには、スムーズな進行が重要です。

ここでは、テレビ会議をスムーズに進め、会議の目的を達成するためのポイントをいくつか解説します。

・会議の仕切り役とタイムキーパー役を決める

いくら議論しても結論がなかなか出ないと、会議が長引くばかりで生産性は落ちてしまう……といった経験は誰にでもあるのではないでしょうか。

そこで、会議の仕切り役とタイムキーパー約はあらかじめ決めておき、時間が来たら次の議題へ進むようにするだけで、会議が長引く事態は避けられます。

仕切り役とタイムキーパー役は、別途ダイレクトメッセージなどで密に連絡を取り合うと、よりスムーズに会議を進められるのでおすすめです。

・会議の目的とゴールを明確にする

会議を始めるとき、仕切り役は会議の目的とゴールを明確にしましょう。

会議参加者に目的を共有することで、話しが横道にそれるときなどに軌道修正しやすくなります。

・チャット上に議事録を残す

テレビ会議の内容は、録画して後から確認することも可能です。

しかし、文字の情報は後から見直す際に、より短時間で要点を把握できるため、「議事録を残す」という会社も多いでしょう。

議事録を残す場合は、チャット上に残しておくと、全員が後から確認できるので便利です。

過去ログならすぐに見返すことができ、間違いがあればその場で指摘を受けることもできるため、後から議事録作成や確認に時間を取られずに済みます。

■ポイントを押さえたテレビ会議で生産性アップ

テレビ会議は、場所にとらわれずに対面に近い状態の会議が行える便利なシステムです。

そのメリットを最大限に生かすためのポイントを実践することで、さらに生産性は向上します。

テレビ会議を効率良く進め、チーム全体のパフォーマンスアップを図りましょう。