テレビ会議はGoogle hang outで！進化版のGoogle Meetもご紹介

新型コロナウイルスの影響により、テレワークを実施する企業が急激に増加しました。

2020年2～3月にかけて行われた経団連の「新型コロナウイルス感染症拡大防止対策各社の対応に関するフォローアップ調査」によると、テレワークを実施および実施予定の企業は68.6％でした。

遠隔地での勤務体制において、企業内のコミュニケーション維持に多く使われるのがインターネットを介したテレビ会議です。

テレワーク急増を機に、今後も需要が増加していくと考えられるテレビ会議。

ここでは、無料で利用可能なGoogle hang outの使い方と、その進化版であるGoogle Meetについてご紹介していきます。

■hang outとは

hang out(ハングアウト)は、Google社が提供する無料のコミュニケーションツールです。

テキストチャットや、ビデオチャットに対応しており、写真や絵文字も送り合うことができます。

ハングアウトアプリケーションから開始する以外に、Gmailの画面からもすぐにアクセスできるため、メールとの連動も良好です。

ビデオチャットでは、最大で15人まで参加できます。

画面共有が可能なので、会議資料などの確認も問題ありません。

■ビデオハングアウト開始前の準備

ハングアウトでビデオチャットを行う際の準備について見ていきましょう。

・用意するもの

ハングアウトは、パソコン以外にAndroid やiOSの端末でも利用できます。

さらに、ビデオチャットを実施するためのインターネット回線、もしくはモバイルデータ通信が必要です。

ここでは、主にパソコンについて解説します。

使用可能なOS（オペレーティングシステム）は、Mac OS X、Windows、Chromeです。

各システムの最新バージョン、さらに2つ前までにリリースされたバージョンであれば対応できます。

使用可能なブラウザは、Google Chrome、Firefoxのほか、Internet Explore、Safariも使えますがプラグインを入れることが必要です。

・設定

パソコンにカメラ、マイク、スピーカーが接続済みであり、さらにそれらのドライバーが最新であることを確認します。

テレビ会議中に不具合が起きないよう、事前にチェックしておきましょう。

画面に表示があれば、ハングアウトに対して、マイク・カメラへの許可を行います。

パソコン側の設定が済んだら、テレビ会議に参加するユーザーの追加を行いましょう。

参加するユーザーは、Google アカウントの取得が必要です。

「相手の名前やメールアドレスで招待する」「リンクの共有によりユーザー追加を行う」ということもできます。

■ビデオハングアウトの始め方

実際に、ビデオハングアウトを始めたり、終了したりする際の手順を見ていきましょう。

・始め方

Gmailの左端のメニューからハングアウトを選択するか、アプリケーションを起動して開始します。

「ビデオハングアウト」アイコンをクリックすると、ビデオの画面が表示されるため、名前かメールアドレスでユーザーを招待するか、ユーザーリストから選択しましょう。

ハングアウトをした経験のないユーザーに対しては、「ハングアウトに招待する」が表示されるので、招待を行うと招待通知が相手側に送信されます。

他のメンバーが参加すると、ビデオチャットがスタートします。画面共有・テキストチャットを行う場合には、右上にあるアイコンから実施可能です。

・終わり方

終了する際には、受話器マークの通話終了アイコンをクリックします。テキストチャットのデータは、ビデオチャットが行われている間のみ有効です。

一度退席して再度参加した場合には、先のテキストメッセージを見ることができないので注意が必要です。

■ハングアウトが進化したGoogle Meet

Googleでは、現在ハングアウトと並行し、ビジネス仕様のテレビ会議ツール「Google Meet」を提供しています。

通信の暗号化や、不正防止機能がデフォルトで搭載されており、より安全性の高いテレビ会議を実施することが可能です。

Google Meetは 、G Suiteと完全統合されており、スケジューリングやメールからも簡単に会議に参加できます。

また、プランによる違いがありますが、最大250人までの参加が可能となり、全社的なミーティングにも対応可能です。

個人のハングアウトユーザーについては、今後一定の据え置き期間を経てハングアウトChatとハングアウトMeetへ順次移行される予定です。

■ハングアウトで気軽にテレビ会議

テレワークでのテレビ会議はもちろん、プライベートでもオンライン飲み会で楽しむ人が増えてきました。

ハングアウトは、Googleアカウントを持っていれば、誰もが無料で参加することができます。

ビデオチャットのツールは、多岐にわたりますが、ユーザーが多いGoogleのツールならばテレビ会議も開催しやすくなるのではないでしょうか。

進化版のGoogle Meetでは、安全性の高いコミュニケーションが可能となるため、一層ビジネスへの活用が加速していきそうです。

これからインターネットを介したテレビ会議の導入を検討しているのであれば、まずは少人数からハングアウトで気軽に試してみてはいかがでしょうか。