テレワークのファイル共有におすすめの無料サービス紹介＆トラブル解決方法

新型コロナウイルスの感染拡大を契機に、テレワークを推進する企業が増えてきました。テレワークを日常的に利用して仕事を進めるには、必要なファイルの共有は欠かせません。今回は、テレワークでファイル共有をする際に起こりがちなトラブルと、そのトラブルの対処方法について解説します。

あわせて、それらのトラブルを回避するのに便利なおすすめの無料で使えるファイル共有サービスも紹介します。

テレワークのファイル共有に専用のサービスを利用する理由

テレワークをしていると、仕事で作成した文書や画像データ、プレゼン資料などをやり取りする機会が増加します。社内ネットワークに比べるとインターネット回線のほうが遅いことが多い傾向です。そのため、いつもならスムーズにやり取りできるサイズのファイルも、共有に苦労するかもしれません。

テレワークで利用するZoomやSkypeなどのWeb会議アプリでもファイルの共有は可能です。しかし、大きなサイズのファイルを会議で送付すると、なかなかファイルがアップロードできなかったりダウンロードできなかったりするなど、会議の妨げになることもあります。

テレワークのファイル共有で発生するトラブルと対処法

テレワークのファイル共有で発生しがちなトラブルは、以下の通りです。

・他人の修正を上書きで消す

・文書の内容を確認依頼する場合に、どの部分を確認すればいいかわからない

これらのトラブル内容と、その対処法について解説します。

・ファイルの上書きにはファイル共有サービスの版管理を活用

文書を複数のメンバーが編集することにより、他人の更新を上書きして消してしまうトラブルが発生します。しかし、ファイルの上書きを避けるためにファイルのコピーをして修正すると、どれが最新版かわからなくなる場合も。

このようなトラブルを防止するには、ファイル共有サービスの版管理機能がおすすめです。版管理を利用することで、最新版が明確になり、複数の人間が更新して他人の内容を上書きしても、他人の更新した内容を後から復活させることができます。

・大きなデータファイルやり取りによるパソコンのHDD容量圧迫

メールやWeb会議アプリでファイルをやり取りしていると、ローカルで操作しているノートパソコンのHDD容量を圧迫します。各メンバーのローカルHDDを圧迫すると、パソコンの動作にさまざまな問題が発生し、仕事のパフォーマンスが低下する要因になりかねません。

このトラブルも、ファイル共有サービスを利用すれば解決します。編集する必要のあるファイルだけダウンロードして、後はファイル共有サービスにアップロードしておけば、HDDの圧迫を避け、快適なテレワーク環境の維持が可能です。このように、ファイルの共有に伴うトラブルの対処法には、ファイル共有サービスの利用が有効です。

テレワークのファイル共有に使いたいおすすめファイル共有サービス

テレワークで、だれでも無料で簡単に利用できるファイル共有サービスを3つ紹介します。

・BOX

BOXは、企業向けのサービスを中心として発展してきたファイル共有サービスです。機能的にも、コンテンツの保護や国・地域をまたいだデータストレージなど、企業に多いニーズに対応した機能が多くみられます。無料版では、利用できる容量は10GBまでと制限されています。一方、企業向けのbusinessプラン以上では、ファイル保存容量に上限はありません。

・One Drive

OneDriveは、Microsoftの提供するファイル共有サービスです。Office365と連携しており、WordやExcel、PowerPointファイルのやり取りが多い職場では特に使いやすいでしょう。ファイルの共有は、エクスプローラと同じ感覚で、ドラッグアンドドロップするだけで完了します。

個人向けの無料版では、使用できる容量が5GBですが、ビジネス用のプランでは、1ユーザ1TB～無制限と、自社に合わせたプランを選ぶことも可能です。

・Google ドライブ

Googleドライブは、Googleが展開するG Suite製品群の仲間です。パソコンだけでなくスマホやタブレットでの使用も可能で、さまざまなデバイスからの操作ができます。Googleドライブは、Gメールアドレスをアカウントとしてアクセス制御に利用可能です。Googleドライブの無料版では、容量15GBが割り当てられます。

有料プランだと容量は30GB～無制限となるため、ビジネスユースには有料プランが適しているでしょう。

テレワークを続けていくには、ファイル共有サービスの活用が欠かせません。どのファイル共有サービスも操作性は大きく変わらないため、何度か練習すればすぐに慣れます。ファイル共有で発生しがちなトラブルを回避して、テレワークをスムーズに進めましょう。