仕事が効率化するスプレッドシートとは？Googleが提供するオンライン表計算サービスの魅力と使い方を解説

近年ではテレワークを取り入れる企業が増えているなか、在宅勤務での業務効率化に苦悩する企業も少なくありません。そのなかでもGoogleが提供する「スプレッドシート」を活用する企業が増えてきました。

スプレッドシートはオンライン上であれば同時編集、同時閲覧などが可能な表計算ソフトで、仕事効率化するにはとても便利にツールです。

この記事では、Googleスプレッドシートの魅力や使い方を詳しく解説していきます。

Googleスプレッドシートの魅力

業務効率化にピッタリなGoogleスプレッドシート。そんなスプレッドシートの魅力や機能について以下でご紹介します。

Googleスプレッドシートとは

Googleスプレッドシートとはマイクロソフト社がリリースしている表計算ソフトの「エクセル」とほとんど同じ機能を持っている、Googleのオンライン上で利用できる表計算ソフトです。

Googleのサービスであるスプレッドシートは、表計算シートをオンライン上で管理・編集・閲覧できるので、エクセルより柔軟に作業ができるでしょう。

Googleのアカウントを持っている方なら誰でも作成・編集・閲覧が可能で、スマートフォンの専用アプリをダウンロードすれば、外出先でもスマートフォンから使用も可能です。

エクセルとスプレッドシートの違い

マイクロソフトがリリースしているエクセルは、オフラインで使用可能ですが、複数人が1つのシートを同時編集できません。

しかし、エクセルと同等の機能を持つスプレッドシートは、それぞれのアカウントで1つのシートにログインをすることで、リアルタイムに編集が可能です。

そのため、会社などのチーム・グループではリアルタイムでお互いに編集しているシートを同士に見ながら業務が進められるため、エクセルのようにファイルを保存して、電子送信する手間を省くことができます。

複数人で同時編集可能

Googleスプレッドシートは1つのシートを複数人で共有し、編集・閲覧が可能です。シートのURLを共有するだけで閲覧・編集が可能なので仕事の効率化が図れるサービスとなっています。

作業中は、編集しているアカウントも表示され、文字を入力した場合はリアルタイムに保存されるため、保存を忘れて文章が消えるなどのトラブルも回避することができるでしょう。

業務効率化

チームで進めていくプロジェクトなどの業務では、業務の進捗状況の確認が効率的にできます。そのため、エクセルを使用していた企業が、スプレッドシートで業務を行なうように変化してきています。

Googleスプレッドシートの利用方法

Googleアカウントを持っている方は、スプレッドシートをすぐに利用可能になっていますが、アカウントを持っていない方は以下の手順でGoogleアカウントを取得してください。

Googleアカウントの作成ページにアクセス

Googleアカウントを取得するには、「Googleアカウント作成」と検索して、Googleアカウントの新規作成ページにアクセスします。

氏名やパスワードを入力

ページにアクセスすると、氏名・ユーザー名・パスワードなどの入力画面が表示されるので、必要事項を入力のうえ次に進みます。

画面の指示通りに進む

次は電話番号・再設定のメールアドレス・生年月日・性別などの項目を入力します。そのあとはプライバシーポリシーと利用規約に同意して次に進みます。

作成完了

上記の入力が完了すると、本人確認のために電話番号認証を行なうため、メッセージもしくは電話にて認証をすればGoogleアカウントの作成が完了です。

Googleスプレッドシートの基本的な使い方

Googleスプレッドシートには便利な機能が豊富にありますが、基本的な使い方を覚えておかなければ便利な機能も扱えないでしょう。

そこで、Googleスプレッドシートの基本的な使い方を以下でご紹介します。

ファイル名の変更方法

ファイル名の変更方法は以下の通りです。

• ファイル名を変更したいスプレッドシートを開く、または新しいスプレッドシートを作成する。
• 画面左上の「無題のスプレッドシート」をクリック
• 変更したい名前を入力

シートの追加方法

シートの追加方法は以下の通りです。

• 画面左下の「＋」アイコンをクリック
• 新規のシートが追加されます。

シート名を変更したい場合は以下の手順になります。

• 追加されたシートを右クリック
• メニューから「名前を変更」を選択
• 変更したい名前を入力してEnterを押す

シートの共有方法

Googleスプレッドシートの共有方法は以下の通りです。

• 右上の「共有ボタンをクリック」
• 特定のユーザーと共有したい場合は「ユーザーやグループを追加」の部分にメールアドレスを入力
• URLで共有したい場合は「リンクを知っている全員に変更」をクリック

スプレッドシートのダウンロード方法

作成したスプレッドシートは、Microsoft Excel（.xlsx）・OpenDocument形式（.ods）・PDF・ウェブページ・csv・tsvなどの形式でダウンロードが可能です。

ダウンロードは以下の通りです。

• 画面左上の「ファイル」をクリック
• 開いたメニューの「ダウンロード」にマウスカーソルをあわせる
• ダウンロードしたいファイル形式を選択

GoogleアカウントはAndroidのスマートフォンをお持ちの方ならアプリを取得する際にアカウントをすでに持っている方も多いでしょう。また、Googleアカウントを持っていない方でも、アカウントは簡単に作成できますので、ぜひGoogleスプレッドシートを使ってみてください。